Algemene voorwaarden

Dienst: de door Eventrooster aangeboden software-as-a-service, inclusief de bijbehorende website, e-mails en API's, zoals die van tijd tot tijd beschikbaar is.

Organisatie: de omgeving van de Klant binnen de Dienst. Alle gegevens van de Klant zitten in die omgeving en zijn afgeschermd van die van andere klanten.

Evenement: een editie binnen de Organisatie, waaronder diensten, mededelingen en aanmeldingen hangen. Er wordt per Evenement afgerekend; zie artikel 5.

Beheerder: de gebruiker die namens de Klant de Organisatie aanmaakt of beheert.

Vrijwilliger: een gebruiker die zich via de Dienst op diensten inschrijft of daarvoor wordt ingedeeld.

Gebruikersgegevens: alles wat de Klant en haar vrijwilligers in de Dienst invoeren of wat de Dienst daaruit afleidt: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, roosters, diensten, labels, berichten en bijlagen.

Door een Organisatie aan te melden en de Dienst te gebruiken, aanvaardt de Klant deze voorwaarden. Degene die de Organisatie aanmeldt, verklaart bevoegd te zijn de Klant hieraan te binden.

Bij het aanmelden gaat de Klant tegelijk akkoord met de standaard verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Die maakt integraal onderdeel uit van deze voorwaarden voor zover Eventrooster persoonsgegevens namens de Klant verwerkt. Een aparte handtekening is daarvoor niet nodig; wil de Klant toch een ondertekend exemplaar, dan kan dat via info@eventrooster.nl.

Eventrooster levert de Dienst "as is". Er kunnen functionele wijzigingen, onderhoud en updates plaatsvinden. Eventrooster streeft naar een redelijke beschikbaarheid, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid en geeft geen beschikbaarheidsgarantie in de vorm van een SLA.

De Dienst is een hulpmiddel, geen bewijsstuk. Een rooster, een aanwezigheidsregistratie of een overzicht van labels in de Dienst is bedoeld om de Klant te helpen plannen. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor het naleven van wet- en regelgeving die op haar evenement van toepassing is, waaronder regels over leeftijd, veiligheid, arbeidstijden en verplichte kwalificaties. Eventrooster controleert niet of een in de Dienst vastgelegde kwalificatie juist of geldig is.

De Klant is verantwoordelijk voor alles wat via haar accounts gebeurt. Zij houdt wachtwoorden en toegangslinks geheim en meldt vermoedelijk onbevoegd gebruik direct.

Aanmeldlinks. De Dienst kan links en QR-codes genereren waarmee vrijwilligers zich zonder uitnodiging kunnen aanmelden. Wie zo'n link heeft, kan zich aanmelden. De Klant bepaalt zelf waar zij die link verspreidt en kan een link intrekken of laten verlopen; dat is haar verantwoordelijkheid.

Eventrooster mag toegang beperken of opschorten bij misbruik, of wanneer het gebruik een risico vormt voor de Dienst of voor andere klanten. Waar dat kan, gebeurt dat pas na een waarschuwing.

Proefperiode. Een nieuwe Organisatie krijgt een proefperiode van 14 dagen. Daarvoor zijn geen betaalgegevens nodig. Na afloop blijven de gegevens staan, maar zijn de betaalde functies pas weer beschikbaar nadat er voor een evenement is afgerekend.

Betalen per evenement, vooraf. Er is geen doorlopend abonnement en er wordt niets automatisch verlengd of geïncasseerd. De Klant kiest per evenement een pakket en betaalt dat eenmalig, voordat het evenement opengaat voor aanmeldingen. Het pakket bepaalt hoeveel vrijwilligers er aan dat evenement mogen meedoen. Wordt die grens bereikt, dan meldt de Dienst dat en kan de Klant naar een groter pakket. Er wordt niet achteraf bijgefactureerd zonder dat de Klant daar zelf voor kiest.

Jaarpas. In plaats van per evenement kan de Klant een jaarpas kopen: één eenmalige betaling voor alle evenementen binnen twaalf maanden. Ook de jaarpas is geen abonnement en verlengt niet vanzelf.

De actuele pakketten en bedragen staan op de website en in de Dienst, en gelden zoals ze op het moment van afrekenen worden getoond. Eventrooster mag tarieven wijzigen; een wijziging geldt voor evenementen die daarna worden afgerekend en nooit met terugwerkende kracht voor wat al betaald is.

Betalingen lopen via onze betaalpartner Stripe. Eventrooster ontvangt en bewaart zelf geen volledige kaartgegevens.

Geen terugbetaling na openstelling. Een betaling voor een evenement is een betaling vooraf voor het gebruik van de Dienst gedurende dat evenement. Gaat een evenement niet door voordat het is opengesteld voor aanmeldingen, neem dan contact op — Eventrooster zoekt dan een redelijke oplossing, zoals het overzetten naar een volgende editie.

De Klant gebruikt de Dienst uitsluitend voor rechtmatige doeleinden en in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving. Het is niet toegestaan om:

• de Dienst te misbruiken of de veiligheid of stabiliteit ervan te ondermijnen;
• de Dienst geautomatiseerd te bevragen op een manier die de beschikbaarheid voor andere klanten aantast;
• te proberen toegang te krijgen tot gegevens van een andere klant, of een gevonden zwakke plek te gebruiken voor iets anders dan het melden ervan;
• de Dienst te reverse-engineeren buiten wat dwingend recht toestaat, of hem door te verkopen of als eigen dienst aan te bieden;
• gegevens in te voeren waarvoor de Klant geen grondslag heeft, of gegevens van bijzondere aard te vragen die zij voor haar evenement niet nodig heeft.

Vind je een beveiligingsprobleem? Meld het aan info@eventrooster.nl en maak er geen gebruik van dat verder gaat dan nodig is om het aan te tonen. Wie zich daaraan houdt, hoeft van Eventrooster geen stappen te verwachten.

De Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar vrijwilligers en medewerkers die zij in de Dienst verwerkt. Eventrooster treedt daarbij op als verwerker. De rechten en plichten daaromtrent staan in de verwerkersovereenkomst. Voor de gegevens die Eventrooster voor zichzelf verwerkt — accountgegevens van beheerders, facturatie en de technische exploitatie — is Eventrooster zelf verantwoordelijk; zie het privacybeleid.

De opslag en de dagelijkse verwerking van gegevens vinden plaats op servers binnen de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland). Uitzonderingen staan benoemd in artikel 11 van de verwerkersovereenkomst.

Vraag niet meer dan je nodig hebt. De Dienst is zo gebouwd dat een eis als "18+" of "rijbewijs B" met een label getoetst kan worden, zonder een geboortedatum vast te leggen. Vraagt de Klant toch om gevoelige gegevens — bijvoorbeeld dieetwensen voor de catering — dan zet zij die vraag zelf aan, per evenement, en gelden de bewaartermijnen uit het privacybeleid.

Alle rechten op de Dienst, de software en de huisstijl berusten bij SimpliEd en/of haar licentiegevers. De Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken binnen de overeengekomen omvang.

De Gebruikersgegevens blijven van de Klant. Eventrooster gebruikt ze uitsluitend om de Dienst te leveren, en niet om er modellen mee te trainen, ze aan derden te verkopen of er reclameprofielen mee op te bouwen.

Uploadt de Klant een eigen logo, dan geeft zij Eventrooster het recht dat te tonen binnen haar eigen omgeving, en staat zij ervoor in dat zij dat logo mag gebruiken.

Voor zover wettelijk toegestaan is de totale aansprakelijkheid van Eventrooster beperkt tot directe schade, en tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden vóór het schadeveroorzakende feit aan Eventrooster heeft betaald — bij gratis gebruik tot nihil.

Eventrooster is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet of gegevensverlies, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid. Daaronder valt uitdrukkelijk ook schade doordat een dienst niet bezet raakte, een vrijwilliger niet kwam opdagen of een melding niet aankwam.

De Klant vrijwaart Eventrooster voor aanspraken van derden, waaronder haar eigen vrijwilligers, die voortvloeien uit het gebruik van de Dienst door de Klant of uit het onrechtmatig verwerken van persoonsgegevens door de Klant.

Niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die wettelijk niet mag worden beperkt.

Bij overmacht is Eventrooster niet gehouden tot nakoming of tot schadevergoeding. Onder overmacht valt in elk geval: storingen in internet- en telecommunicatie-infrastructuur, (D)DoS-aanvallen, stroomuitval, uitval of beëindiging van diensten van toeleveranciers zoals de hosting-, e-mail- of betaalpartij, en overheidsmaatregelen.

Eventrooster mag de naam en het logo van de Klant als referentie gebruiken op haar website en in promotie, om te laten zien dat de Klant de Dienst gebruikt. De Klant kan daar op elk moment bezwaar tegen maken per e-mail; Eventrooster verwijdert de vermelding dan.

Eventrooster kan deze voorwaarden en de bijlage wijzigen. Bij een wezenlijke wijziging informeert Eventrooster de Klant vooraf per e-mail of in de Dienst. Is de Klant het niet eens met de wijziging, dan kan zij het gebruik beëindigen vóór de ingangsdatum; voortgezet gebruik daarna geldt als aanvaarding. Voor een evenement dat al is afgerekend, gelden de voorwaarden zoals ze op het moment van afrekenen luidden.

Er is geen opzegtermijn, omdat er geen doorlopend abonnement is: de Klant stopt door geen nieuw evenement meer af te rekenen. Zij kan haar Organisatie op elk moment laten verwijderen door dat te vragen via info@eventrooster.nl.

Exporteren. Zolang de Organisatie bestaat, kan de Klant haar rooster en deelnemersgegevens uit de Dienst exporteren. Doe dat vóór een verwijderverzoek.

Eventrooster mag de overeenkomst opzeggen of de toegang beëindigen bij ernstige of herhaalde schending van artikel 6, of wanneer de Klant de Dienst gebruikt op een manier die onrechtmatig is. Behalve bij spoed gebeurt dat pas na een waarschuwing en met een redelijke termijn om gegevens te exporteren.

Wat er na beëindiging met de gegevens gebeurt, staat in het privacybeleid en in artikel 9 van de verwerkersovereenkomst.

De Klant kan haar rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst niet zonder schriftelijke toestemming overdragen. Eventrooster mag de overeenkomst overdragen bij een fusie of overname of bij overdracht van de onderneming, en informeert de Klant daar vooraf over.

Zakelijke afname. De Dienst wordt afgenomen door organisaties in de uitoefening van hun activiteiten, niet door consumenten. De wettelijke regels voor consumentenkoop op afstand — waaronder het herroepingsrecht van veertien dagen — zijn daarom niet van toepassing. In plaats daarvan geldt de proefperiode uit artikel 5.

Klachten. Een klacht over de Dienst of de facturatie meldt de Klant eerst per e-mail aan info@eventrooster.nl, met een duidelijke omschrijving. Eventrooster reageert binnen veertien dagen inhoudelijk, of laat binnen die termijn weten hoeveel tijd nodig is. Partijen spannen zich in om er samen uit te komen voordat een geschil aan de rechter wordt voorgelegd.

Toepasselijk recht. Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

De standaard verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) is als aparte pagina opgenomen en maakt integraal onderdeel uit van deze voorwaarden voor zover Eventrooster als verwerker optreedt voor de Klant.

Verwerkersovereenkomst (bijlage) →

SimpliEd — Eventrooster
Hanzelaan 40
8262 VG Kampen
Nederland
KvK: 97463140
E-mail: info@eventrooster.nl